Gestão de Custos em Micro e Pequenas Empresas
Se você não tem clareza o quão importante é a Gestão de Custos, está no lugar certo.
Como consultor financeiro de pequenas empresas pude presenciar as mais diversas situações causadoras de grandes sucessos e também o contrário disso.
Nenhuma delas me assusta tanto quanto a falta de conhecimento e de certa forma e com todo respeito, a teimosia de muitos empreendedores quando o assunto são os seus custos. Me preocupa muito a falta de conhecimento e o despreparo de boa parte dos empreendedores desse nosso país para administrar os custos do seu negócio.
A boa Gestão Financeira é uma engenharia, complexa e exata, sem meio termo entre o certo e o errado, ou seja, ou sabemos ou não sabemos.
Qualquer princípio de confusão entre terminologias e conceitos pode ser responsável pelo insucesso da sua organização.
Preocupado com essa engrenagem, onde uma coisa depende da outra, abordarei neste post o tema: Gestão de Custos em Micro e Pequenas Empresas.
Aperte o seu cinto, pegue papel e caneta e vamos começar a construir a base do sucesso da sua empresa.
Está preparado?
Se a resposta for afirmativa, fico muito feliz, porque certamente o que eu te ensinarei aqui será transformador.
No primeiro momento, entraremos em alguns conceitos fundamentais e ao final faremos uma análise para aplicação prática no seu negócio.
Os CUSTOS podem ser classificados em DIRETOS e INDIRETOS, explico cada um dos conceitos abaixo:
CUSTOS DIRETOS: São os custos apropriados diretamente ao produto, como matéria prima e mão de obra direta.
CUSTOS INDIRETOS: São os custos NÃO apropriados diretamente ao produto, como manutenção, depreciação e mão de obra indireta.
Os CUSTOS são também classificados como VARIÁVEIS e FIXOS, que se fundamentam da seguinte forma:
CUSTOS VARIÁVEIS: Alteram-se com base na variação da quantidade dos produtos produzidos, variação do volume.
CUSTOS FIXOS: Estes, NÃO se alteram em razão dos volumes de produção, como diz o nome, são fixos.
Acima, podemos ver uma definição básica e genérica dos custos, que proporciona um melhor entendimento sobre a matéria.
Poderíamos narrar a imagem dizendo que os gastos neste contexto são investimentos, de modo geral, mas que no entanto se relacionado a fabricação dos produtos são considerados custos, os quais dão origem aos produtos elaborados.
Esse movimento é demonstrado no Balanço Patrimonial, mais especificamente na conta de estoques de matérias primas, de produtos em elaboração e até mesmo de produtos acabados prontos para venda.
Dando sequencia ao entendimento teórico da ilustração, no lado direito podemos verificar as despesas e também os custos dos produtos, mercadorias ou serviços vendidos, relacionadas ao período e consideradas diretamente no resultado da empresa.
O Fluxo dos Custos, imagem acima, apresenta muito bem que os custos diretos e indiretos, após a entrada fiscal na empresa, viram Estoques que são considerados “Custos” no Demonstrativo de Resultados do Exercício.
Não podemos conferir a este assunto o título de “fácil” ou “tranquilo”, e é justamente aí que reside o problema que cito no início, justamente por ser algo mais complexo e que demanda certa organização e os empreendedores tendem a não dar a devida atenção.
DEPARTAMENTALIZAÇÃO
A Departamentalização na Gestão de Custos pode ser muito positiva, pois facilita os rateios e aumenta consideravelmente os níveis de controle, neste momento que podemos trazer o conceito de CENTRO DE CUSTOS.
Não poderia deixar de falar sobre os famosos Critérios de Avaliação, onde poderíamos falar de PEPS (primeiro a entrar primeiro a sair), UEPS (último a entrar primeiro a sair), mas que deixo pra vocês o conceito do Custo Médio Ponderado, onde o mesmo pode ser móvel ou fixo, e o custo a ser levado em consideração e na contabilidade trata-se do Custo Médio Ponderado.
Com relação a tributação, considerando que os custos em determinados casos podem ser diminuídos da base de cálculo dos impostos, temos no modelo UEPS o menor imposto de renda a ser recolhido, por vezes proibido pela legislação fiscal, ao mesmo tempo em que o PEPS causa o pior impacto quando falamos de impostos, modelo que mais paga.
O Custo Médio Ponderado, por sua vez ficará entre os dois, e perfeitamente aceitável pelo nosso fisco.
SISTEMAS DE ACUMULAÇÃO DE CUSTOS
Basicamente, podemos citar dois tipos de operações que nos exemplificam tais conceitos.
ORDEM ESPECÍFICA: Empresas que produzem sob encomenda, por ORDEM DE PRODUÇÃO, conferem os custos individualmente em cada ordem propiciando uma melhor análise do projeto em si.
PROCESSO: Empresas caracterizadas por manter um sistema de produção contínua, seriada, produção em massa e constante.
CUSTOS NA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Os custos na prestação de serviços é sempre tema de grandes discussões, pois como o produto é a mão de obra, algumas empresas não abrem mão de sempre terem os melhores profissionais.
Ter SEMPRE o melhor custa mais caro, e é justamente aí que muitos se atrapalham.
Para manter a qualidade acabam trabalhando com margens negativas uma vez que este custo direto, somado ao custo fixo já deixa o valor do serviço relativamente alto, considerando os preços da concorrência, evidentemente que não podemos generalizar, mas trata-se de um exemplo clássico.
A formação do custo na prestação de serviços, é basicamente formado da seguinte forma:
Custo = Mão de obra + Custo de materiais
Exemplo:
Vamos considerar que a empresa possui 2 empregados e custo total da folha de pagamento seja de R$ 1.500,00 assim, para calcular o custo da hora do empregado na prestação do serviço vamos aplicar a seguinte fórmula:
Custo Horas MOD = Valor Salários + Encargos / (Nº de empregados X horas trabalhadas)
Valor total da folha = R$ 1.500,00 (2 funcionários)
Encargos: R$ 900,00
Horas trabalhadas: 160,00 (por funcionário)
Cálculo:
Custo hora: R$ 1.500,00 + R$ 900,00
Custo hora: R$ 2400,00/320
Custo hora: R$ 7,50
Cálculo do custo unitário do serviços:
Custo = Mão de obra + Custo de materiais
Custo= 7,50 (por hora) + 23,00 (materiais)
Custo unitário do serviço = 30,50
- Obs.: Se trabalhar mais que uma hora, multiplique R$ 7,50 pelo número de horas trabalhadas e some os materiais.
REFLEXÃO PRÁTICA
Estudados os conceitos principais, exemplos práticos resolvidos, finalizo chamando a atenção para este tema, nada que venha depois disso, será exato e bem feito, se o seu custo não for:
- exato,
- real, e
- bem dimensionado.
Divida bem custos fixos e variáveis, tenha esse número na cabeça, saiba qual este percentual em relação a receita (faturamento) da empresa, pois a partir daí começaremos a fazer gestão propriamente dita.
Não diga que sua empresa é pequena demais para isso, NÃO iluda a si próprio, faça a sua parte, seja você o dono do negócio, financeiro da empresa, gestor financeiro, enfim … este é o seu tema de casa.
Podemos não ter como resolver algumas situações, mas isso não quer dizer que não devemos ter conhecimento das mesmas.
Muito bem, poderíamos ainda evoluir esta discussão falando de Sistemas de custeio por absorção e variável, bem como custos no Lucro Real e o arbitramento dos estoques, no entanto ficaremos por aqui considerando nosso porte de empresa estudada (ME/EPP).
Espero ter sensibilizado a cada leitor para a importância desse tema, e desde já contem comigo nesse desafio, que ao mesmo tempo em que compreende um certo grau de dificuldade, nos dá uma segurança de valor imensurável no sentido de controle e informações para tomada de decisões.
Um forte abraço e até o próximo conteúdo!
Thomas Barcelos, CEO da Proter