Procedimento Operacional Padrão (POP), em inglês: Standard Opera Ting Procedure, é uma descrição detalhada de todas as operações necessárias para a realização de uma atividade, ou seja, é um roteiro padronizado para realizar uma atividade.
O POP pode ser aplicado, por exemplo, numa empresa cujos colaboradores trabalhem em três turnos, sem que eles se encontrem e executem a mesma tarefa de forma padrão.
Considerado como o instrumento mais simples do rol das informações técnicas e gerenciais da área da qualidade, as Instruções de Trabalho – IT – também conhecido como NOP (Norma Operacional Padrão) ou POP (Procedimento Operacional Padrão), têm uma importância capital dentro de qualquer processo funcional cujo objetivo básico é o de garantir, mediante uma padronização, os resultados esperados por cada tarefa executada.
O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento organizacional que traduz o planejamento do trabalho a ser executado.
É uma descrição detalhada de todas as medidas necessárias para a realização de uma tarefa.
Se voltarmos ao século 20, temos um exemplo claro de procedimento padronizado nas linhas de montagem do modelo T da Ford, onde todos poderiam ter um automóvel desde que fosse da cor preta. Mas também vimos que somente o carro preto não foi suficiente para satisfazer o consumidor, o que gerou o desenvolvimento de novos padrões de procedimento.
Os principais passos para se elaborar um POP são:
- Nome do POP (nome da atividade/processo a ser trabalhado);
- Objetivo do POP (À que ele se destina, qual a razão da sua existência e importância);
- Documentos de referência (Quais documentos poderão ser usados ou consultados quando alguém for usar ou seguir o POP? Podem ser manuais, outros POP’s, Códigos etc.);
- Local de aplicação (Aonde se aplica aquele POP? Ambiente ou Setor ao qual o POP é destinado);
- Siglas (Caso siglas sejam usadas no POP, inserir a legenda de todas: DT = Diretor Técnico; MQ = Manual da Qualidade, etc.);
- Descrição das etapas da tarefa com os executantes e responsáveis. Há um detalhe muito importante. Executante é uma coisa, responsável é outra. Pode acontecer que o executante seja a mesma pessoa responsável, mas nem sempre isso acontece;
- Se existir algum fluxograma relativo a essa tarefa, ele poderá ser agregado nessa etapa;
- Informar o local que o documento será guardado e o responsável pelo arquivo e atualização;
- Informar frequência de atualização (Digamos, uma vez por ano etc.);
- Informar em quais meios ele será guardado (Eletrônico ou papel);
- Gestor do POP (Quem o elaborou);
- Responsável por ele ser realizado.
Devem ser aprovados, assinados, datados e revisados anualmente ou conforme necessário.
COMO E QUEM DEVE ELABORAR UM POP?
Se sua empresa já está em funcionamento e em alguns setores tem colaboradores em operação, preferencialmente os POP’s deverão ser “elaborados” por eles e aprovados por você.
Essa é também uma boa oportunidade para ver o quanto este funcionário sabe sobre a tarefa na qual trabalha todos os dias.
Se ele for bom, dará uma grande contribuição, se for mediano, você terá um pouco mais de trabalho para definir o padrão para a função exercida.
Transcrever as tarefas rotineiras que todos fazem mecanicamente para uma folha de papel nem sempre é uma tarefa fácil, talvez seja um pouco cansativa, mas devemos tomar alguns cuidados:
- Nunca copie procedimentos de livros ou de outras Organizações, existem particularidades que só o nosso estabelecimento tem e isso é de fácil percepção por parte do responsável do estabelecimento ou ainda por ação de Auditores;
- A pessoa que executa a tarefa é quem deve colaborar com o desenvolvimento do procedimento, ele é o ‘dono’ do processo. Peça que transcreva tudo que é feito em um papel e depois enumere o que foi escrito em ordem crescente.
- Ele deverá descrever a sequência das ações. Citar todas as tarefas necessárias para que o procedimento seja realizado do começo ao fim, em ordem sequencial de ações com o objetivo de orientar adequadamente o operador;
- O funcionário tem que ser treinado, habilitado e qualificado para a execução de sua tarefa. Sendo assim, escreva o que você faz e realize o que está escrito;
- Faça constantes análises críticas (pelo menos duas vezes por ano) sobre a aplicabilidade dos seus procedimentos e se eles ainda são seguidos;
- A linguagem utilizada no POP deverá estar em consonância com o grau de instrução das pessoas envolvidas nas tarefas, dê preferência para uma linguagem simples e objetiva;
- O conteúdo do POP, assim como sua aplicação, deverá ter o completo entendimento e familiarização por parte dos colaboradores que tenham participação direta e/ou indireta na qualidade final daquele procedimento;
- Dê um nome ao seu procedimento, assim ele poderá ser associado a um processo ou fluxograma;
Normalmente a ingerência de Supervisores, Coordenadores e Diretores nesse ponto é uma das causas de ineficiência na implantação de um Sistema da Qualidade.
Cabem a eles as responsabilidades pela revisão e aprovação do POP.
Artigo elaborado por nosso parceiro de conteúdo, Leandro Rodrigues, CEO da Active Desenvolvimento.