Existe uma questão muito delicada no ramo financeiro, em que pouquíssimos empreendedores estão atentos enquanto a isso, que é a taxa de mortalidade das empresas.
A estatística mais recente aponta que cerca de 60% das empresas acabam fechando as suas portas antes mesmo de completarem os seus primeiros cinco anos de vida.
Então é a partir dessa informação que surgem os questionamentos. Mas afinal, qual é o verdadeiro motivo por trás dessa altíssima estatística de mortalidade?
É justamente a falta de gestão financeira.
O que é a Gestão Financeira?
A gestão financeira de consultórios, assim como o nome sugere, consiste no processo de gerenciamento de algo. Mas o que seria o processo de gerenciar?
É simples, nada mais é do que a sua tomada de decisões sobre o seu financeiro, tendo como base para tal, as informações ou dados fornecidos pelo seu próprio negócio.
Uma vez que essas informações consistem em fatos, isto é, sejam verídicas e claras sobre tudo aquilo que envolve o financeiro do seu consultório.
Por que Investir Tempo e Dinheiro na Gestão Financeira?
A razão pela qual você doutor(a) deve investir seu tempo e também seus recursos financeiros na gestão financeira do consultório é mais simples do que você imagina. É justamente para garantir que as decisões que você toma, estejam de acordo com a real situação da sua empresa.
Gestão Financeira = Negócio Saudável
A gestão financeira de consultórios é o centro de cada negócio. Imagine desta forma, assim como o corpo humano requer que todos os órgãos estejam funcionando e trabalhando em conjunto para que nós estejamos saudáveis. Com a sua empresa não é diferente.
Ela também precisa que todas as etapas, sejam elas financeiras, fiscais, tributárias e/ou contábeis estejam de acordo umas com as outras para que tudo ocorra como esperado.
Se você acabar negligenciando em alguma dessas etapas, sejam elas quais forem, irá interferir no bom funcionamento do seu negócio. Assim como quando estamos doentes, nosso corpo precisa trabalhar dobrado para produzir anticorpos para combater a fonte do problema. O que pode porventura, vir a interferir no nosso desempenho.
A gestão financeira de consultórios funciona como o coração da sua empresa. Se você não dedicar parte do seu tempo e dinheiro para administrá-la, tornará a tarefa do coração forte e pulsante da gestão financeira, será ainda mais complicada. Uma vez que a má administração interfere no funcionamento da empresa.
Agora que você já está ciente sobre o que consiste a gestão financeira de consultórios, vamos falar sobre as 5 práticas para organizar o financeiro do seu consultório. Isto é, como colocar o processo da gestão do seu financeiro em prática.
Mas antes, … Analise o seu Negócio com Outros Olhos!
Primeiramente, doutor(a), existe algo em que precisa ser evidenciado, isto é, precisamos fazer um combinado. Nós sabemos que assim como vocês, nós aqui do outro lado, como profissionais da contabilidade, somos a nossa profissão de fato, na maioria dos casos.
Então, o primeiro entendimento que precisamos ter acerca do nosso negócio. É compreender que somos empresários, isto é empreendedores, nós temos um negócio, uma empresa e temos a obrigação de cuidar dele(a).
Somente após compreender esta questão você conseguirá colocar em prática o processo da gestão financeira. Por meio das 5 práticas para organizar o financeiro do seu consultório. A primeira delas parte justamente do princípio de que você compreendeu que possui uma empresa e precisa abrir uma conta bancária específica.
1) Abrindo uma Conta Bancária Separada para a sua Empresa
Assim como o título sugere, é essencial que você abra uma conta destinada para a sua operação. Entretanto, anteriormente a isso, é preciso analisar duas situações:
A primeira delas, consiste se você já possui um CNPJ constituído, isso é, significa que você já está atuando com um profissional pessoa jurídica. Então, você precisará ter uma conta cadastrada no seu CNPJ. Inclusive, uma das recomendações que sempre fazemos para os profissionais da área da saúde, é a conta digital gratuita do banco Cora.
Já o segundo cenário, é referente a situação daquele profissional da área da saúde que ainda não tem CNPJ constituído, mas ainda deseja atuar como um profissional liberal ou um profissional autônomo. Recomendamos sempre, que você abra uma conta destinada especificamente para os seus rendimentos como profissional.
Por Qual Motivo Preciso ter uma Conta Específica para a Minha Empresa?
É simples, se você já tem um CNPJ, para separar as finanças da empresa das suas finanças pessoais e evitar problemas e confusões patrimoniais que podem causar danos fiscais, financeiros e patrimoniais.
Mas, caso ainda não tenha um CNPJ é importante separar as contas justamente para que você tenha o dinheiro do seu consultório separado da movimentação do seu financeiro pessoal. E assim iniciar já com uma gestão bem profissional podendo medir os resultados do seu consultório/negócio.
Porque somente é possível analisar as métricas do seu financeiro num formato fidedigno se as suas contas pessoais e os rendimentos da sua empresa estiverem separados. E, se você negligenciar nesta etapa, poderá encontrar algumas dificuldades durante o processo gerencial do seu negócio, assim como estará fracassando no estágio do controle financeiro.
Consequências de não Separar a sua conta de Pessoa Jurídica (PJ) da sua conta de Pessoa Física (PF):
- Impossibilidade de realizar um Planejamento Financeiro;
- Dificuldade de Analisar Relatórios;
- Problemas e Risco Fiscal/Patrimonial.
A etapa do Planejamento Financeiro é o ponto de partida para qualquer negócio. É importante que você compreenda que sem ele, torna-se praticamente impossível a tomada de decisões, assim como também não poderá fazer nem investimento futuro sem saber de poderá comprometer ou não o seu Fluxo de Caixa.
Assim como foi mencionado anteriormente, a gestão financeira é um processo fundamental, mas para que seja possível integrá-la ao seu negócio, você precisa ter acesso aos seus relatórios financeiros. É por meio deles que conseguimos ter noção de como a empresa está caminhando.
Com a inclusão dos relatórios financeiros, você conseguirá saber como as outras operações estão influenciando o seu Fluxo de Caixa, por exemplo.
Você já deve estar ciente da quantidade de exigências que os bancos fazem na hora de autorizar um financiamento bancário, mas saiba que é uma tarefa ainda mais complicada para quem não separa as contas da Pessoa Jurídica (PJ) da Pessoa Física (PF).
A situação financeira na qual a sua empresa se encontra é o principal aspecto a ser analisado, já que é preciso saber se existe a possibilidade de conseguir pagar por aquele empréstimo.
Agora o tópico mais sensível. É comum nos depararmos com casos em que as pessoas fazem retiradas da conta da empresa ou até mesmo alguma transferência para sua conta pessoal, mas negligenciam na etapa de documentar tal ação.
2) Contratar um bom Sistema de Gestão Financeira
Sempre recomendamos que você opte por um software, que nada mais é do que uma plataforma de gestão financeira, neste caso, que seja em formato online, ou seja, web.
Para que você tenha condições de acessá-la pela internet de qualquer lugar do mundo, independente de onde você esteja.
Vale evidenciar que possuímos uma extensa gama de profissionais da área da saúde por aqui, que atendem seus pacientes apenas no formato digital, isso mesmo, somente online. Dentre esses, a grande maioria são profissionais que atuam no ramo da nutrição.
Referente a esses sistemas de gestão financeira para consultórios, existem dois em que sempre indicamos, deixando claro que não recebemos nenhum tipo de comissionamento por isso, de nenhuma dessas plataformas, muito pelo contrário, nós recomendamos porque são as mesmas em que utilizamos com nossos clientes e sabemos que funcionam e são eficientes, que é hoje a plataforma da Conta Azul ou também a plataforma da Omie.
São duas plataformas eficientes e que estão preparadas para atender de uma maneira muito objetiva as suas necessidades.
Além disso, existe outro benefício em que gostamos muito aqui, que são as possibilidades de integração com outros sistemas.
3) Relacione seu Contas a Pagar e seu Contas a Receber
Como mencionado anteriormente sobre a importância de adotar um sistema de gestão financeira que seja no formato web, ou seja, de forma digital.
É importante que você atente-se à etapa anterior, pois ela é fundamental para que o terceiro passo tenha sucesso.
É a partir desse sistema financeiro que você estará utilizando, que deve relacionar todo o seu Contas a Pagar e todo o seu Contas a Receber.
Você deve estar se questionando do porquê disso, mas a resposta é simples, é a partir disso que nós teremos condições de analisar o fluxo de caixa, sempre de um ponto de vista futuro, isto é, projetado.
O centro, ou seja, a verdadeira essência do controle financeiro em um consultório, em sua primeira instância é de fato o “controle” e segundo, ter a previsibilidade das contas da sua empresa. Ou seja, nada mais é do que ter previsibilidade do cenário financeiro.
É por isso que ressalta-se sempre a importância de registrar o seu Contas a Pagar o seu Contas a Receber.
É importante diferenciar as duas situações, porque há sempre casualidades. Ou seja, existem aqueles profissionais que trabalham com planos de três ou seis meses, – acontece muito, principalmente no ramo da nutrição – por exemplo, nós atendemos inúmeros profissionais que aplicam esse formato.
Onde vende um plano trimestral ou semestral para os seus pacientes, recebendo no formato à vista ou até mesmo parcelado, seja no cartão, boleto, entre outros, eventualmente. No caso tem a possibilidade e condições de planejar um fluxo das Contas a Receber.
Projete seu Contas a Pagar e seu Contas a Receber Sempre que Possível…
Ademais, é muito importante evidenciar que sempre indicamos que você, sempre que possível, projete o seu Contas a Receber e também o seu Contas a Pagar, para fins de que você tenha um fluxo de caixa futuro. E, a partir desse ponto, consiga acompanhar as suas métricas, ou seja, o fluxo de entrada e saída do dinheiro.
Algo em que costumamos brincar, é que o fluxo de caixa é o “pulmão” de cada consultório, ou seja, da sua empresa. Então para garantir que o seu negócio esteja saudável, você deve manter esse “pulmão” com ar. E trazendo para a perspectiva financeira, deve manter o seu fluxo de caixa bem alimentado e com visão futura. Além de ser uma das 5 Práticas para Organizar o Financeiro do seu Consultório indispensáveis.
Para que você não corra riscos de vir a ser surpreendido com falta de recursos!
4) Analisar o Contas a Pagar e o Contas a Receber
Posteriormente a prática anterior, partindo do ponto de vista que você já construiu o seu sistema de fluxo de caixa, a partir da projeção do seu Contas a Pagar e Contas a Receber, deverá então analisá-los. Todos os dias!
É então que muitos profissionais questionam: Mas precisa analisá-los todos os dias mesmo? Faz diferença? A resposta é, sim!
Precisa sim analisar todos os dias, porque o detalhe que a maioria dos profissionais deixam passar, é que trabalhar com financeiro é uma tarefa complexa. Isso quer dizer que as finanças da sua empresa são muito sensíveis. Isto é, nós vamos trabalhando e gastando o nosso tempo durante o dia, de maneira eventual, e acabamos perdendo um pouco desse timing das motivações que ocorrem no financeiro da nossa empresa.
Devido a rotina “corrida” do dia a dia, onde, justamente por esses fatores, passamos a dedicar tamanha parcela do nosso tempo para o trabalho, que acabamos negligenciando a etapa da fiscalização e administração do financeiro.
Entretanto, o que precisa ser evidenciado, é que existe uma necessidade de conciliar os bancos dentro do seu sistema financeiro todos os dias. Além de analisar o seu fluxo de caixa, os seus relatórios de Contas a Pagar e Contas a Receber.
A partir do momento que você já estiver com as demais etapas anteriores “engatilhadas”, podemos dar sequência para a última das 5 práticas para organizar o financeiro do seu consultório!
5) Analisar a sua Demonstração de Resultados
A Demonstração de Resultado ou como também é popularmente conhecida pelos profissionais, a DRE, é uma peça fundamental para você e também para o seu financeiro.
Justamente por ela apresentar o quanto você faturou ou até mesmo o quanto você teve de custos ou de despesas. E, além disso, o quanto você teve de margem de lucro. O que é uma etapa fundamental para que você consiga ter acesso a um direcionamento bastante estratégico para a sua empresa, principalmente neste ano de 2023.
Outros indicadores financeiros que são possíveis de serem analisados em função da DRE, é a margem de contribuição. Mas afinal, o que vem a ser essa margem de contribuição? É simples, nada mais é do que o dinheiro disponível para o pagamento dos custos fixos.
Assim como também conseguimos analisar a margem operacional, de forma eventual, onde conseguimos analisar se o seu negócio já deu ou está de fato dando um resultado positivo ou até mesmo, negativo, partindo do ponto de vista da sua operação. Isto é, antes mesmo do pagamento das suas dívidas de empréstimos, entre outros.
E assim, compreendendo se o seu negócio está realmente valendo a pena ou não!
A DRE também possibilita as condições de calcular o ponto de equilíbrio, que é aquele faturamento mínimo mensal para você conseguir pagar os custos e despesas do seu consultório, o conhecido “zero a zero”.
Não Fique Sobrecarregado, Terceirize!
Um dos aspectos em que foram evidenciados ao longo do conteúdo, é a necessidade de conseguir conciliar o seu dia a dia de trabalho com as obrigações financeiras. Mas em que consistem essas obrigações?
Elas compreendem justamente a etapa de análise das suas métricas, além da fiscalização dos indicadores contidos na DRE e também a própria alimentação, diariamente, do seu fluxo de caixa. É importante destacar que ambos fazem parte dos 2 relatórios financeiros indispensáveis para a sua empresa.
Entretanto, nós sabemos que conseguir conciliar essas etapas, não é uma tarefa fácil. Porém, tenho uma ótima notícia para você. Existe uma outra opção, você pode optar por terceirizar o financeiro do seu consultório.
A Terceirização, envolve muitos aspectos, dentre eles, justamente a gestão das suas Contas a Receber e a Pagar, além do acompanhamento das métricas de desempenho do seu negócio, que integram essas rotinas, e emissão das suas notas fiscais.
O termo “Terceirizar” vem da palavra “terceiro”, que significa intermediário ou interveniente. Ou seja, a tarefa de terceirizar envolve a transferência do trabalho operacional para uma empresa ou um profissional externo especializado, assim como o nosso time aqui da Porter.
Dentre os benefícios que integram a Terceirização estão:
- Você terás mais tempo para dedicar ao crescimento do seu consultório;
- Auxilia na redução dos custos;
- Garante que você tenha um controle financeiro prático e ágil do consultório;
- Garante que terá relatórios financeiros diariamente no seu WhatsApp;
- Garante que você terá dados financeiros do seu consultório em tempo real e na palma da sua mão;
- … entre outros.
Tendo dúvidas ou querendo entender melhor sobre como podemos ajudar na Terceirização do seu Financeiro, entre em contato conosco para agendar uma sessão de análise financeira gratuita do seu negócio e verificar se o nosso BPO Financeiro aqui da Porter pode te ajudar.
Gostou desse artigo? Aproveite e compartilhe esse conteúdo com seus amigos empreendedores da área da nutrição e saúde que ainda não adotaram as 5 práticas para organizar o financeiro do seu consultório e estão colocando em risco a saúde financeira do seus negócios.
Enquanto compartilha com os seus amigos, assista o nosso vídeo sobre as 5 práticas para organizar o financeiro do seu consultório.
Tamo junto, um abraço e até o nosso próximo conteúdo!